貨代操作流程，是指負(fù)責(zé)貨主委托貨物操作的人員，主要工作訂艙、安排拖車、報關(guān)、對提單、打帳單等

1.接到托單：

1).首先確認(rèn)船期，目的港，訂艙公司&船公司

2).確認(rèn)到付OR 預(yù)付，預(yù)付在FILE COVER上必須注明船公司OR訂艙公司名稱。

到付有的需要確認(rèn)目的港高收(需書面確認(rèn)).預(yù)付和到付的托單必須寫清運價后向訂艙公司訂艙.(如和船公司有約號的,或者是代客戶做箱報關(guān)的不需要寫清運費.)

3).確認(rèn)內(nèi)裝OR門到門(內(nèi)裝發(fā)進(jìn)倉通知，門到門發(fā)工作聯(lián)系單)

4).托單輸入完畢后必須自行檢查，如無誤再打印配艙回單訂艙。

5),托單傳給訂艙公司后,請速和訂艙公司確認(rèn)是否收到.

2.訂完艙取回配艙回單(應(yīng)實際情況而定,)，詢問船公司&定艙公司中轉(zhuǎn)港(如訂艙貨代公司訂艙需請他們書面回復(fù))。

(待船公司和同行配好艙,先上網(wǎng)查開港信息,以免船早開或者晚開,然后再聯(lián)系客戶做箱時間,以免造成落箱費.)

(美國線:因美國線有AMS截止時間,所以要在規(guī)定時間提供AMS資料,因此,只要和客戶確認(rèn)好貨物一定出運,就可以安排先提箱.)

3.做箱：

1).門到門：確認(rèn)客戶貨物何時能好，能否走原定的船期(確認(rèn)箱型，做箱時間，地址，聯(lián)系人)確認(rèn)無誤再通知車隊做箱。有何處更改及時通知車隊，以免放空。

2).內(nèi)裝：與客戶確認(rèn)貨物何時能到指定的倉庫再讓車隊放箱。避免臨時退關(guān)而產(chǎn)生的放箱費。

3).內(nèi)裝必須做到進(jìn)港前讓車隊先將箱單傳真我司，仔細(xì)核對無誤后再通知進(jìn)港。

(核對：船名/航次/關(guān)單號/箱封號/目的港/中轉(zhuǎn)港/件數(shù)/毛重/立方及箱型)

門到門盡量做到先傳箱單后進(jìn)港。(為了避免錯單的產(chǎn)生及其他問題的產(chǎn)生)

(如果客戶訂艙的數(shù)據(jù)是正確的,必須請車隊填好箱單再去廠里裝箱.)

4)每票貨和車隊做箱前,必須問有關(guān)銷售門/門的費用是否同時要和車隊確認(rèn).

5).有了箱號及時報給報關(guān)行以便盡早報關(guān)。

(洋山港貨的請注意:先報關(guān)后進(jìn)港.箱號和報關(guān)數(shù)據(jù)必須正確,否則將造成不能上船,并且洋山港的貨如果查驗的話,箱子不能進(jìn)港,要先問報關(guān)員落箱的地點,按報關(guān)員的通知落箱到指定查驗點.)

4.操作的同時確認(rèn)客戶報關(guān)資料何時到達(dá)我司，報關(guān)單到后確認(rèn)數(shù)據(jù)，品名與配艙回單是否一致并且確認(rèn)好艙單信息再送報關(guān)行。(如果客戶報關(guān)有手冊的,報好關(guān)后立刻取回,并問清客戶是否要退還客戶)

5.一旦有了船名航次關(guān)單號，發(fā)提單確認(rèn)件給客戶確認(rèn)(注意:我們訂艙的貨代公司如果在提單確認(rèn)上有費用明細(xì),務(wù)必搽掉費用后再傳客戶確認(rèn),所有費用不能由操作傳給客戶,費用必須是公司的銷售才能和客戶確認(rèn)相關(guān)費用)。在船開前一到兩天向訂艙公司OR船公司索取提單確認(rèn)，確認(rèn)無誤后通知訂艙公司OR船公司出提單。

6.船開前一天確認(rèn)箱子是否上船，如無放關(guān)信息應(yīng)及時處理或反饋給領(lǐng)導(dǎo),以免落箱。

(如果船晚開的,問清銷售是否需要通知客戶.)

(如果客戶貨物要按開船日辦有關(guān)單證的,必須問清船公司開航日后通知客戶)

7.船開當(dāng)天拉費用結(jié)算清單，以便財務(wù)開發(fā)票。同時如果此票貨如有額外的費用,必須和倉庫,報關(guān)行及訂艙公司確認(rèn)清楚報給此貨的銷售,以便向客戶收取費用..發(fā)票和提單盡量同時寄給客戶.

(如果到付的貨,和船公司沒有協(xié)議號的,必須問銷售目的港的收費并通知訂艙貨代目的港高收.)

8.收到提單后必須與客戶確認(rèn)后的提單件仔細(xì)核對，如提單有誤必須退回船公司&訂艙公司更改，確認(rèn)無誤方可寄出。

(客戶如需電放的,必須請客戶出書面保函給我司,待我司收到保函后,方可電放).

9.每份提單傳給客戶的同時傳報關(guān)預(yù)錄單和場站收據(jù)敲海關(guān)章的第五聯(lián).

接到托書后，必須填寫FILE COVER,然后輸入電腦，確認(rèn)無誤后才可以拉出配艙回單或訂艙書訂艙。

10.每個操作在工作中如果客戶有任何問題,一時不能回復(fù)客戶的話,必須當(dāng)天對此問題給客戶回復(fù),

11.如果客戶的要求當(dāng)操作不能決定是否能滿足,先請示領(lǐng)導(dǎo)或者有關(guān)銷售,,再回復(fù)客戶

12.請操作嚴(yán)格按以上要求做,務(wù)必做到單單清,以上有關(guān)要求如有沒有列入的,在工作中碰到的,請立刻向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出,務(wù)求能將操作貨代流程安排到完全.

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